Integracja Fakturownia WooCommerce wystawia dokumenty sprzedaży na podstawie zamówień ze sklepu. Ustalasz rodzaj dokumentu, odpowiedni status zamówienia oraz sposób wysyłki do klienta, a system zajmuje się resztą.
Do wyboru masz dwie oficjalne drogi. Pierwszą konfigurujesz w panelu Fakturowni przez REST API WooCommerce i webhooki. Druga korzysta z płatnej wtyczki Fakturownia WooCommerce od WP Desk, którą obsługujesz w WordPressie. Efekt jest podobny: dane z zamówienia trafiają na fakturę automatycznie, bez ręcznego przepisywania produktów, kwot i danych kupującego.
Jak działa integracja Fakturownia WooCommerce
Integracja Fakturowni z WooCommerce reaguje na zmianę statusu zamówienia i wystawia wybrany dokument. Może to być faktura VAT, faktura bez VAT, proforma albo paragon.
- Załóżmy, że klient składa zamówienie i płaci kartą albo szybkim przelewem, na przykład przez skonfigurowaną wcześniej integrację Przelewy24.
- Operator płatności potwierdza transakcję, a WooCommerce zmienia status zamówienia na „w trakcie realizacji”.
- Ten status może uruchomić wystawienie faktury. Dane firmy, adres, produkty, stawki VAT i kwoty są pobierane bezpośrednio z zamówienia.
- Gotowy dokument trafia do Fakturowni. Jeśli włączysz automatyczną wysyłkę, klient otrzyma go również mailem. Przy odpowiedniej konfiguracji może pobrać fakturę ze swojego konta w sklepie.
Automatyczne faktury WooCommerce oszczędzają najwięcej czasu w sklepach, które codziennie obsługują wiele podobnych zamówień. Znika przepisywanie danych, sprawdzanie numerów zamówień i ręczne wysyłanie plików PDF. Łatwiej też utrzymać jeden, przewidywalny proces dla całego zespołu.
KSeF w 2026 roku – nowe obowiązki dla sklepów
Krajowy System e-Faktur działa już obowiązkowo. Od 1 lutego 2026 roku korzystają z niego najwięksi podatnicy, a 1 kwietnia 2026 roku rozpoczął się kolejny etap obejmujący pozostałe firmy.
| Termin | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Najwięksi podatnicy wystawiają faktury; wszyscy przedsiębiorcy odbierają je przez KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali podatnicy wystawiają faktury w KSeF |
| 1 stycznia 2027 | Firmy do 10 000 zł brutto miesięcznie, po okresie przejściowym do końca 2026 |
| do 31 grudnia 2026 | Brak sankcji za błędy związane z KSeF |
Aktualne terminy i podstawy prawne znajdziesz na oficjalnej stronie KSeF.
Do 31 grudnia 2026 roku nie są stosowane sankcje za błędy związane z KSeF. Ten czas możesz wykorzystać na sprawdzenie konfiguracji, przeszkolenie osób obsługujących zamówienia i uporządkowanie wyjątków, takich jak zwroty, korekty czy sprzedaż zagraniczna.
Fakturownia obsługuje KSeF, więc połączenie jej ze sklepem pozwala uporządkować dwa procesy za jednym razem. Zamówienie przechodzi z WooCommerce do programu fakturowego, a faktura może zostać zarejestrowana w systemie państwowym zgodnie z konfiguracją konta.
Zanim zaczniesz – konto i dane dostępowe
Potrzebujesz aktywnego konta w Fakturowni oraz dostępu administratora do sklepu WooCommerce. Konkretne dane dostępowe zależą od wybranej drogi integracji.
| Droga | Czego potrzebujesz |
|---|---|
| Droga 1: konfiguracja w panelu Fakturowni | Aktywne konto w Fakturowni, administrator WooCommerce, adres sklepu, klucze REST API |
| Droga 2: wtyczka WP Desk | Plik ZIP wtyczki, klucz licencyjny WP Desk, token API i domena konta Fakturowni |
Przy konfiguracji prowadzonej w panelu Fakturowni przygotuj adres sklepu oraz klucze REST API WooCommerce.
- Znajdziesz je w panelu WordPressa, przechodząc do WooCommerce → Ustawienia → Zaawansowane → REST API.
- W tym miejscu tworzysz nowy klucz z uprawnieniami potrzebnymi do odczytywania zamówień i obsługi integracji.
- WooCommerce wygeneruje klucz klienta oraz klucz prywatny. Skopiuj je od razu i przechowuj jak dane do logowania.
Wtyczka WP Desk wymaga tokena API Fakturowni. W panelu Fakturowni przejdź do Ustawień, następnie do Ustawień konta, Integracji i sekcji z kodem autoryzacyjnym API. Przyda Ci się również domena konta. To pierwszy człon adresu, pod którym logujesz się do programu, na przykład nazwa z adresu nazwa.fakturownia.pl.
Sprawdź też plan konta. Podstawowa integracja działa na większości planów Fakturowni, lecz obsługa magazynów wymaga planu Standard lub wyższego. Cennik i zakres pakietów mogą się zmieniać, dlatego zajrzyj do nich przed uruchomieniem synchronizacji stanów.
Droga 1. Integracja w panelu Fakturowni (bez wtyczki)
Tę integrację konfigurujesz po stronie Fakturowni, bez dodawania kolejnej wtyczki do WordPressa. To prosty wybór dla sklepu, który potrzebuje głównie automatycznego wystawiania i wysyłania dokumentów.
Dodaj sklep i połącz API
Zaloguj się do Fakturowni i przejdź do ustawień integracji z WooCommerce. Podaj pełny adres sklepu, a następnie wklej klucz klienta i klucz prywatny wygenerowane wcześniej w REST API. Szczegółowy opis każdego pola znajdziesz w dokumentacji integracji Fakturowni.
Po zapisaniu ustawień Fakturownia tworzy webhooki. Są to automatyczne powiadomienia przesyłane przez sklep po wystąpieniu określonego zdarzenia, na przykład po zmianie statusu zamówienia. Dzięki nim program wie, kiedy pobrać dane i przygotować dokument.
Wybierz dział i typ dokumentu
Wskaż dział firmy, z którego mają być wystawiane faktury. Ma to znaczenie, gdy na jednym koncie prowadzisz kilka marek, punktów sprzedaży albo oddziałów z osobnymi danymi.
Następnie wybierz rodzaj dokumentu. Dostępne są między innymi faktury VAT, faktury bez VAT, proformy i paragony. Rodzaj powinien odpowiadać sposobowi sprzedaży oraz ustawieniom podatkowym Twojej firmy.
Ustaw status wyzwalający
Zdecyduj, przy jakim statusie zamówienia ma powstać dokument. WooCommerce może uruchomić wystawianie przy zamówieniu oczekującym na płatność, będącym w trakcie realizacji albo już zrealizowanym.
Dla płatności internetowych często sprawdza się status „w trakcie realizacji”, ustawiany po potwierdzeniu wpłaty. Przy przelewie tradycyjnym i płatności za pobraniem przeanalizuj osobne scenariusze. Zbyt wczesne wystawienie faktury będzie generować dokumenty także dla zamówień, które ostatecznie nie zostały opłacone.
Skonfiguruj wysyłkę i wykonaj test
Włącz automatyczną wysyłkę dokumentu na adres klienta, jeśli faktura ma trafiać do niego bez udziału obsługi sklepu. Przy obsłudze KSeF wiadomość może czekać na zarejestrowanie faktury lub oznaczenie trybu offline. Klient otrzymuje wtedy dokument uzupełniony o wymagane dane systemowe.
Możesz też pominąć zamówienia o wartości zerowej oraz ukryć ich numery na dokumentach. Na końcu złóż zamówienie testowe, opłać je i sprawdź cały obieg: zmianę statusu, utworzenie dokumentu, rejestrację w Fakturowni oraz wiadomość do klienta.
Zaletą tej drogi jest mała liczba elementów po stronie sklepu. Odpada instalowanie, licencjonowanie i aktualizowanie dodatkowej wtyczki.
Droga 2. Wtyczka Fakturownia WooCommerce od WP Desk
Wtyczka WP Desk daje więcej ustawień bezpośrednio w panelu WordPressa. Koszt subskrypcji dla jednej strony wynosi 229 zł netto rocznie. Licencje wtyczek to stała pozycja w budżecie sklepu – pełne zestawienie kosztów znajdziesz w artykule ile kosztuje sklep internetowy.
Wtyczki nie znajdziesz w publicznym katalogu WordPressa. Po zakupie na stronie WP Desk pobierasz plik ZIP.
- W panelu sklepu przejdź do Wtyczek, wybierz „Dodaj nową”, a następnie „Wyślij wtyczkę na serwer”.
- Wgraj paczkę, uruchom dodatek i aktywuj subskrypcję otrzymanym kluczem licencyjnym.
- W ustawieniach integracji wpisz token API oraz domenę konta Fakturowni. Po zapisaniu danych sprawdź połączenie.
Błąd autoryzacji zwykle oznacza literówkę w domenie, niewłaściwy token albo brak odpowiednich uprawnień.
Wtyczka pozwala wystawiać dokumenty ręcznie z poziomu zamówienia lub automatycznie przy wskazanych statusach. Obsługuje faktury VAT, korekty, proformy, paragony, rachunki i faktury bez VAT. Dokumenty są przechowywane w Fakturowni, więc nie zajmują miejsca na serwerze sklepu.
Klient może otrzymać dokument mailem albo pobrać go ze swojego konta. Wtyczka wspiera też pole NIP i jego walidację w formularzu zamówienia, mechanizm OSS przy sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej oraz kody GTU przypisywane do produktów.
Rozbudowaną funkcją jest dwukierunkowa synchronizacja magazynu. Zmiana stanu może przechodzić między WooCommerce i Fakturownią, o ile produkty są prawidłowo powiązane, najczęściej przez SKU. Taką konfigurację trzeba dokładnie przetestować, zwłaszcza gdy stany aktualizuje również system magazynowy, integrator zamówień albo marketplace.
Którą drogę wybrać
Integracja po stronie Fakturowni wystarczy większości małych sklepów, które chcą automatycznie wystawiać dokumenty po zmianie statusu zamówienia. Wtyczka WP Desk sprawdzi się przy rozbudowanym formularzu firmowym, synchronizacji magazynu, OSS i kodach GTU.
| Kryterium | Droga 1: panel Fakturowni | Droga 2: wtyczka WP Desk |
|---|---|---|
| koszt | W ramach planu konta; bez osobnej opłaty | 229 zł netto rocznie dla jednej strony |
| gdzie konfigurujesz | Całą konfiguracją zarządzasz w Fakturowni | Więcej ustawień bezpośrednio w panelu WordPressa |
| dodatkowy kod w sklepie | Bez dodatkowego kodu w sklepie | Wtyczka, którą instalujesz, licencjonujesz i aktualizujesz |
| dla kogo | Większość małych sklepów | Rozbudowany formularz firmowy, magazyn, OSS i kody GTU |
Uruchom jedną metodę wystawiania dokumentów. Jednoczesna integracja panelowa i aktywna wtyczka mogą utworzyć dwie faktury do tego samego zamówienia.
Przy sprzedaży przez sklep i Allegro rozważ fakturowanie na poziomie integratora zamówień. Jedno narzędzie może wtedy obsługiwać wszystkie kanały, co ułatwia kontrolę numeracji, korekt i stanów magazynowych. Jak spiąć oba kanały w jeden proces, opisujemy w przewodniku po integracji Allegro z WooCommerce.
Typowe błędy przy integracji i jak je naprawić
Najczęstsze problemy wynikają ze statusów zamówień, podwójnej konfiguracji, stawek VAT i brakujących danych firmowych. Pełne zamówienie próbne pozwala wykryć większość z nich przed uruchomieniem automatyzacji.
| Problem | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| faktura powstaje przed płatnością | Zły status wyzwalający | Ustal moment potwierdzenia osobno dla karty, szybkiego przelewu, przelewu tradycyjnego i pobrania |
| podwójne dokumenty | Dwie aktywne integracje | Wyłącz zbędną metodę; sprawdź też integrator zamówień i osobę obsługującą sklep |
| niezgodne stawki VAT | Stawki produktów i dostawy w WooCommerce nie odpowiadają stawkom w Fakturowni | Dopasuj stawki; przetestuj kupony, produkty zwolnione z VAT i sprzedaż zagraniczną |
| brak NIP na fakturze | Formularz zamówienia nie zebrał tej informacji | Wtyczka WP Desk doda i zwaliduje pole NIP; przy integracji panelowej przygotuj pole osobno |
Ostatnim błędem jest pominięcie testów. Złóż zamówienie próbne, przeprowadź płatność, zmień status, sprawdź dokument w Fakturowni i odbierz wiadomość na adres klienta. Powtórz próbę dla faktury firmowej, paragonu, anulowania oraz korekty.
FAQ
-
Integracja konfigurowana w panelu Fakturowni nie wymaga osobnej opłaty poza wybranym planem konta. Wtyczka WP Desk kosztuje 229 zł netto rocznie dla jednej strony. Funkcje magazynowe mogą wymagać wyższego planu Fakturowni.
-
Faktura powstaje przy statusie wskazanym w konfiguracji. Najbezpieczniej wybrać status nadawany po potwierdzeniu płatności i przetestować osobno każdą metodę zapłaty.
-
Tak, jeśli włączysz automatyczną wysyłkę. Wtyczka może również udostępnić dokument do pobrania na koncie klienta w sklepie.
-
Tak. Obie drogi pozwalają wystawiać różne dokumenty, w tym faktury VAT, faktury bez VAT, proformy i paragony. Dokładny wybór dopasuj do zasad sprzedaży w swoim sklepie.
-
Tak, Fakturownia obsługuje KSeF. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w systemie objął większość pozostałych przedsiębiorców, a firmy mieszczące się w miesięcznym limicie 10 000 zł brutto korzystają z okresu przejściowego do końca 2026 roku.